¿Que es un software ERP?

En una empresa, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta la cual desencadena el proceso de produccion, de control de inventarios, la planificacion de distribucion del producto, la cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Lo mismo ocurre pero a manera inversa cuando se le solicita

a un proveedor mercaderia.

En la era de la informacion uno debe creer que existe una forma mejor de relacionar ordenadamente todas estas areas entre si para contribuir a un objetivo comun: agilizar, desburocratizar y contar con informacion al dia sobre clientes, ventas, proveedores, produccion, etc.

Para esto existe un software de Planeamiento de Recursos Empresarios o ERP (Enterprise Resource Planning).

Es habitual que cada departamento posea hoy su propio sistema informatico, aislado de los demas sectores, la gran ventaja de un sistema ERP es la de combinar todos ellos juntos en un solo programa de software integrado que trabaja con una base

de datos comun; de modo que todas las transacciones quedan registradas desde su origen, permitiendo consultar en linea cualquier informacion relevante. De esta forma, todos los departamentos pueden mas facilmente compartir informacion y

comunicarse entre si. Esto ahorra tiempo, evita el procesamiento sobre papel asi como el reingreso de datos en varias computadoras disminuyendo el margen de error.

Es un gran desafio construir un unico programa de software que supla las necesidades del departamento financiero, asi como las de los trabajadores de recursos humanos, aunadas a las del deposito y las del area productiva, y es exactamente eso lo que un ERP hace.

Este concepto integrador puede generar un gran retorno financiero si las empresas implementan el software adecuadamente, brindando como beneficio control y visualizacion de las operaciones, eficiencia administrativa, productividad, servicio a

clientes, ahorro en costos operativos y soporte para la toma de decisiones.

ELECCION DEL ERP

El primer paso es escoger que es lo que se debe usar, basado en las necesidades de la empresa.

Una vez estudiado que es lo que queremos cambiar se debe seleccionar entre todo los sistemas existentes en el mercado el que mejor se adapte a la situacion real de esta y a su capacidad economica.

No tiene sentido invertir dinero en un software sofisticado con multiples herramientas que la empresa no utilizara, ni tampoco adquirir sistemas a bajo costo enlatados listos y empaquetados que no se puedan reformar de acuerdo a las caracteristicas propias. El objetivo es buscar aquel que mas se adapte a las necesidades de la organizacion.

IMPLEMENTACION

Siempre debe llevarse a cabo en forma gradual; ya que durante la implementacion se reorganizan los esquemas de trabajo internos de la empresa, por esto es fundamental que exista un acoplamiento mutuo entre el sistema y la empresa. Es importante definir alcances y limites del sistema, el ERP da aplicaciones que brindan servicios a diferentes procesos y cada uno es diferente a otro.

Lo mejor en estos casos es concientizar a todos los usuarios sobre los beneficios, escuchar sus requerimientos, organizar una adecuada capacitacion, y entender que son simples de utilizar. Esto debe ser un trabajo en conjunto ya que incluye todas las areas de una compania siendo vital que desde el primer momento la alta direccion se encuentre involucrada en el proyecto.

Dentro de los items a tener en cuenta esta la infraestructura tecnologica que posea la empresa, es importante consultar al momento de adquirir una herramienta informatica con que equipos se debe contar para poder aplicarla, ya que estos seran costos a enfrentar. Otro factor para asegurar el exito del proyecto es fortalecer la relacion con el proveedor del sistema y tener en cuenta el grado de experiencia de este con empresas similares.

COSTO-BENEFICIO

Para obtener un beneficio completo la empresa debe ver mas alla de un sistema y su utilizacion, debe comprender que se trata de mejorar el desempeno mediante informacion propia, confiable y actualizada.

Esto les permitira anticiparse y actuar competitivamente de acuerdo a su realidad. El lema es:

DISPONIBILIDAD DE TODA LA INFORMACION PARA TODO EL MUNDO DURANTE TODO EL TIEMPO.

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